Взаимозаменяемость между электронными и документами на бумажном носителе

Источник: Блог Министра культуры и спорта РК Раимкуловой А.Р.

ВОПРОС: Согласно ст. 11 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414 (в редакции Закона Республики Казахстан от 04 мая 2020 года № 321-VI ЗРК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда», далее – ТК РК) акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. В соответствии со ст. 33 ТК РК заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. Согласно п. 12 приказа исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (в редакции приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 апреля 2020 года № 93) приказы по основной (производственной) деятельности, по личному составу, трудовые договоры это документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Вопрос: Заменяет ли распечатанный электронный документ документ на бумажном носителе в целях архивного хранения?

ОТВЕТ: Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденный приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (далее – Перечень) устанавливает сроки и форматы хранения документов, образующихся в государственных и негосударственных организациях.

Так, Перечнем предусмотрены следующие форматы хранения документов: «Электронный документ», а также «Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы». Примечанием к пунктам 12 и 484 Перечня установлено, что форматы хранения приказов по основной (производственной) деятельности и по личному составу, а также трудовых договоров являются документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Это означает что, документ оформляется и хранится на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением всех требований по оформлению, предусмотренных Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703. На сегодняшний день в государственных архивах отсутствует информационная система, обеспечивающая долговременное хранение электронных документов и целостность электронной цифровой подписи. Решение данной проблемы предусмотрено в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан», в соответствии с которым к концу 2020 года запланирована разработка и внедрение информационной системы «Единый архив электронных документов». Однако, даже в случае внедрения вышеуказанной информационной системы, указанные в Вашем обращении документы должны оформляться и храниться на бумажном носителе.